Neue Mitarbeitende einarbeiten: Welches Wissen brauchen sie?

Was muss die Person zuerst selbst können?

Wählen Sie mit der zuständigen Führungskraft die ersten Arbeiten aus, die tatsächlich anfallen. Beschreiben Sie ihr gewünschtes Ergebnis und welche Entscheidungen die neue Person schon treffen darf. Ein Kundenvorgang kann zunächst gelesen und eingeordnet werden, bevor eigenständige Zusagen dazugehören. Diese Reihenfolge verhindert, dass Zugänge und Unterlagen mit Verantwortung verwechselt werden.

Trennen Sie Wissen für den ersten Arbeitsschritt von Informationen, die später wichtig werden. Organigramm, Produktarchiv und sämtliche Sonderfälle müssen nicht am ersten Tag gelesen werden. Eine verständliche Übersicht soll vor allem helfen, den nächsten Schritt zu finden. Sie bleibt um weitere Aufgaben erweiterbar, wenn die Person sicherer arbeitet.

Zeigen, gemeinsam bearbeiten, selbst versuchen

Lassen Sie eine erfahrene Person einen überschaubaren Vorgang erklären. Sie sollte dabei sagen, weshalb sie eine Angabe prüft, an welcher Stelle sie stoppt und was sie bei fehlenden Informationen tut. Danach bearbeitet die neue Person einen vergleichbaren Vorgang mit Unterstützung. Erst anschließend folgt ein eigener Versuch mit Rückmeldung.

Das BIBB verbindet in der beruflichen Ausbildung Lernziele mit betrieblichen Lern- und Arbeitsaufgaben. Für die Einarbeitung empfehlen wir denselben Blick auf sichtbares Können: Die Person findet eine Quelle, erklärt ihre Entscheidung und liefert ein überprüfbares Ergebnis. Das ist eine Übertragung des Lernprinzips, keine vorgeschriebene Methode für jeden Betrieb.

Quellen: [1]

Eine kurze Anleitung braucht einen erreichbaren Menschen

Stellen Sie unmittelbar zur Aufgabe eine gültige Anleitung, den Ablageort und die zuständige Ansprechperson bereit. Beschreiben Sie auch, wie die Person Hilfe bekommt, wenn diese gerade nicht erreichbar ist. Ein Name ohne erreichbaren Vertretungsweg lässt eine neue Kollegin bei Unsicherheit weiterhin allein. Die Rückfrage sollte zum normalen Arbeitsablauf gehören.

Eine gute Anleitung nennt Eingabe, Schritte, erwartetes Ergebnis und wichtige Ausnahmen. Sie muss nicht jeden Handgriff ausführlich erklären. Entscheidend ist, dass jemand damit weiterarbeiten und seine Grenze erkennen kann. Fehlt dieses Wissen heute außerhalb einzelner Köpfe, beginnen Sie mit Wissen für Vertretungen sichern.

Welche Rückfrage verbessert die nächste Einarbeitung?

Fragen Sie nach einer bearbeiteten Aufgabe, wo Orientierung gefehlt hat. Musste die Person eine veraltete Datei erkennen, eine Abkürzung erraten oder eine Zuständigkeit suchen? Diese Rückfragen sind konkrete Hinweise auf Lücken im Ablauf. Ergänzen Sie die Anleitung an der betreffenden Stelle, statt nur den einzelnen Fall mündlich zu lösen.

Persönlicher Austausch bleibt gerade für Erfahrung und schwierige Situationen wichtig. INQA unterscheidet dokumentierbares Wissen von Erfahrungswissen, das im Austausch weitergegeben wird. Eine Wissenssammlung unterstützt deshalb die Ansprechpersonen; sie soll nicht jedes Gespräch ersetzen. Reservieren Sie Zeit für Rückmeldung und vereinbaren Sie, wer die gefundene Lücke bearbeitet.

Quellen: [2]

Wo kann KI bei der Einarbeitung helfen?

Ein Wissensassistent kann eine vorhandene Anleitung auffindbar machen oder einen Abschnitt verständlicher erklären. Seine Antwort sollte auf die gültige Grundlage zurückführen. Für den Einstieg muss die neue Person erkennen können, welche Aussagen aus einer Anleitung stammen und bei welchen Fragen eine fachliche Entscheidung nötig ist. Die Vorbereitung erläutert Firmenwissen mit KI finden.

Beginnen Sie auch ohne Assistent mit einer ersten Aufgabe und prüfen Sie deren Bearbeitung. Wenn die Person Ergebnis, Quelle und Rückfrageweg erklären kann, ist ein wichtiger Schritt gelungen. Für KI-Aufgaben kommt zusätzlich hinzu, Ausgaben zu prüfen und erlaubte Daten zu erkennen; diese Lernziele vertieft KI-Schulung für Mitarbeitende.