Firmenwissen mit KI finden: Sind Ihre Unterlagen bereit?

Welche Fragen soll das System beantworten?

Starten Sie bei wiederkehrenden Fragen aus dem Arbeitsalltag. Eine Vertretung möchte wissen, wie sie einen Vorgang fortsetzt. Neue Mitarbeitende suchen die zuständige Person. Der Kundenservice braucht den erlaubten nächsten Schritt. Schreiben Sie die Fragen in der Sprache der späteren Nutzer auf. Damit wird erkennbar, ob Sie ein Suchproblem, eine fehlende Anleitung oder eine ungeklärte Zuständigkeit lösen müssen.

Begrenzen Sie den ersten Bestand auf einen Ablauf. Ein gemeinsamer Ordner für alle Geschäftsbereiche macht die Prüfung unnötig schwierig. Zu jeder ausgewählten Frage sollte jemand die erwartete Antwort kennen und die passende Stelle zeigen können. Gelingt das noch nicht, hilft zunächst Wissen für Vertretungen sichern.

Welche Unterlagen tragen die Antwort?

Unterscheiden Sie gültige Anleitungen von alten Entwürfen, persönlichen Notizen und abgeschlossenen Einzelfällen. Ein früherer Auftrag kann zeigen, wie damals gearbeitet wurde. Er ist damit noch keine aktuelle Regel für den nächsten Auftrag. Benennen Sie für jede verwendete Unterlage ihren Geltungsbereich und die Person, die fachliche Rückfragen beantworten kann.

Beim Abruf eigener Unterlagen erhält ein Sprachmodell ausgewählte Suchtreffer als Grundlage. Diese Verbindung von Suche und Antworterzeugung wird häufig RAG genannt. Microsoft beschreibt dieses Verfahren für eigene Inhalte. Daraus folgt keine automatische Vollständigkeit: Was nicht gefunden wird oder in der falschen Fassung vorliegt, kann auch die Antwort beeinträchtigen.

Quellen: [1]

Kann man die entscheidende Stelle erkennen?

Öffnen Sie die Unterlagen so, wie ein späterer Nutzer sie erhält. Steht der entscheidende Hinweis im Text, nur in einem Bild oder versteckt in einem Anhang? Ist eine Tabelle ohne ihre Spaltenüberschriften verständlich? Sind Abkürzungen erklärt? Eine technische Übernahme kann Seiteninhalte anders zerlegen, als Sie sie beim Lesen wahrnehmen.

Verbessern Sie zuerst die Stellen, die wichtige Fragen beantworten. Überschrift, Handlung und Ausnahme sollten zusammen verständlich bleiben. Sie müssen dafür nicht das ganze Archiv umschreiben. Wenn eine kurze Anleitung genügt, ist sie oft der bessere Ausgangspunkt als ein umfangreicher Bestand widersprüchlicher Dateien.

Passt die Antwort wirklich zur Fundstelle?

Prüfen Sie einfache Fragen, Ausnahmen und eine Frage außerhalb des Bestands. Öffnen Sie die genannte Quelle und vergleichen Sie die Antwort Satz für Satz mit dem passenden Abschnitt. Eine Quellenangabe ist hilfreich, wenn sie existiert und die Aussage trägt. Ein richtiger Dateiname allein genügt nicht. NIST empfiehlt ausdrücklich, Quellen und Zitate generativer Ausgaben zu überprüfen.

Für die unbeantwortbare Frage soll die fehlende Grundlage erkennbar bleiben. Legen Sie außerdem fest, welche Angaben vor der Verwendung ein Mensch prüfen muss. Für verbindliche Zusagen bleibt die Freigabe beim zuständigen Team. Die Abgrenzung für Kundenfragen erklärt Welche Kundenfragen kann KI beantworten?.

Quellen: [2]

Was ist Ihr nächster sinnvoller Schritt?

Wählen Sie einen Aufgabenbereich, einige echte Fragen und die dazugehörigen gültigen Unterlagen. Lassen Sie zunächst eine Person, die den Ablauf nicht täglich bearbeitet, darin suchen. Wo sie nicht weiterkommt, haben Sie bereits eine konkrete Verbesserung gefunden. Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine zusätzliche KI-Suche den Zugang erleichtert.

Zugriffe gehören zu diesem ersten Umfang: Nicht alle Unterlagen sind für alle Mitarbeitenden bestimmt. Ein späteres System muss diese Grenzen in der tatsächlichen Antwort berücksichtigen. Wie Sie die Quellen nach dem Start pflegen, behandelt Anleitungen und Wissensquellen aktuell halten.