Datenschutz

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

HOFFMANN DIGITAL SOLUTIONS
Sammy-Jo Hoffmann (Einzelunternehmer)
Scharnhorststraße 27
65195 Wiesbaden, Deutschland
E-Mail: info@hoffmanndigitalsolutions.de
Telefon: +49 155 6669 7422

An diese Kontaktdaten können Sie sich auch mit Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden.

2. Das Wichtigste in Kürze

Die Website setzt derzeit weder Google Analytics noch Google Ads, Google Tag Manager oder Meta Pixel ein. Es werden keine Analyse- oder Werbeprofile durch solche Werkzeuge erstellt. Schriftdateien, Bilder und Videos werden vom eigenen Website-Server ausgeliefert.

Das Kontaktformular bereitet eine Nachricht in Ihrem Browser vor. Erst Sie versenden diese in Ihrem E-Mail-Programm. Der Website-Assistentnutzt nach dem Absenden einer Frage die KI-Schnittstelle von OpenAI. Externe Angebote wie WhatsApp und LinkedIn erreichen Sie über Links, die Sie selbst öffnen.

3. Besuch der Website und Hosting

Die Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, betrieben. Vercel liefert die Inhalte über ein weltweit verteiltes Servernetz aus. Eine Verarbeitung in den USA und weiteren Ländern ist dabei möglich. Informationen zu den Schutzmaßnahmen und internationalen Datenübermittlungen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Vercel und den Bedingungen zur Auftragsverarbeitung.

Beim Abruf der Website werden technisch erforderliche Angaben an den Webserver übermittelt. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit sowie vom Browser übermittelte Informationen zu Browser und Betriebssystem. Je nach Browsereinstellung kann auch die zuvor besuchte Seite übermittelt werden.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieses Internetangebots.

4. Cookies, lokale Funktionen und Schriftdateien

Der aktuelle Anwendungscode der öffentlichen Fassung setzt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und speichert Formulareingaben oder Assistentengespräche nicht dauerhaft im Browser. Die notwendigen Zustände für Navigation, Animationen, Themenauswahl und Eingaben werden während des Besuchs im Arbeitsspeicher gehalten. Ein vollständiges Neuladen oder Schließen der Seite verwirft die Formulareingaben. Für den ausdrücklich geöffneten KI-Chat gilt die kurzlebige Sitzung in Abschnitt 6.

Die Schriftarten Mulish und Geist werden lokal vom Website-Server geladen. Dafür stellt Ihr Browser keine Verbindung zu Google Fonts her. Auch die dargestellten Softwareaufnahmen werden als eigene Mediendateien ausgeliefert; es sind keine YouTube- oder anderen externen Videoplayer eingebettet.

Soweit diese Funktionen personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: das berechtigte Interesse an einer benutzbaren Website. Ein nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlicher Zugriff auf Ihr Endgerät dient ausschließlich der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktion. Nicht erforderliche Speicherungen oder Zugriffe würden eine gesonderte Einwilligung voraussetzen.

4a. Freiwillige Besuchs- und Geschwindigkeitsstatistik

Nur mit Ihrer Einwilligung setzen wir Vercel Web Analytics und Speed Insights von Vercel Inc., USA, ein. Wir werten Seitenaufrufe, Kontaktwege, Formularschritte, Lesefortschritt, KI-Nutzung und Ladezeiten aus, um Inhalte und Bedienbarkeit zu verbessern. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Gemessen werden freigegebene Seitenadressen ohne Suchparameter, Verweisquellen, Geräte- und Browserinformationen sowie eine aus der Verbindung abgeleitete geografische Einordnung. Chattexte, Formularinhalte, Namen, Kontaktdaten und Suchbegriffe werden nicht als Statistikereignisse übermittelt. Ein geöffneter E-Mail-Entwurf zählt nicht als versendete Anfrage.

Web Analytics verwendet laut Vercel keine Analyse-Cookies und arbeitet mit einem täglich wechselnden Hash statt einer dauerhaften Besucherkennung. Das Pro-Berichtsfenster umfasst zwölf Monate. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Angaben zu Verarbeitung und internationalen Übermittlungen: Web Analytics, Vercel-Datenschutz und Auftragsverarbeitung.

Ihre Wahl wird ohne Besucher-ID für 180 Tage lokal gespeichert. Sie können sie jederzeit über „Statistik-Einstellungen“ im Fußbereich ändern und Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt. Die Website funktioniert auch ohne Statistik.

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Im Kontaktformular wählen Sie ein Thema und können Ihr Vorhaben beschreiben. Für den vorbereiteten E-Mail-Entwurf sind Name und E-Mail-Adresse vorgesehen; die Angabe Ihres Unternehmens ist freiwillig. Die Eingaben bleiben im Arbeitsspeicher der geöffneten Website. Das Formular sendet sie nicht an einen Server.

„E-Mail öffnen“ übergibt Empfänger, Betreff und Nachricht an Ihr E-Mail-Programm. Dort können Sie den Entwurf prüfen und selbst versenden. Für die Verarbeitung durch Ihr E-Mail-Programm und Ihren eigenen E-Mail-Anbieter gelten deren Bedingungen. „Nachricht kopieren“ schreibt den vorbereiteten Text auf Ihren Wunsch in die Zwischenablage Ihres Geräts.

Sobald Ihre Nachricht bei HDS eingeht oder Sie anrufen, werden Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Anfrage verarbeitet, um Ihnen zu antworten, Ihr Anliegen zu klären und gegebenenfalls ein Angebot oder einen Vertrag vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder werden sollen. Bei sonstigen Anfragen und bei Ansprechpartnern eines Unternehmens ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung eingehender Anfragen und geschäftlicher Kommunikation.

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, Kontakt aufzunehmen oder Angaben über dieses Formular zu machen. Ohne ausreichende Angaben zu Ihrem Anliegen und eine Kontaktmöglichkeit kann HDS Ihre Anfrage jedoch möglicherweise nicht beantworten.

6. Chat und KI-Assistent

Sie sprechen mit einer KI von OpenAI, nicht mit einem menschlichen Mitarbeiter. Der freiwillige Assistent hilft, Websiteinhalte zu verstehen, einen passenden Einstieg zu finden und eine Anfrage an HDS vorzubereiten. Sie können HDS auch ohne Chat direkt kontaktieren.

Welche Angaben verarbeitet werden

Erst beim Öffnen des Chats ruft Ihr Browser eine Sitzung vom HDS-Server bei Vercel ab. Erst wenn Sie eine Frage absenden, werden Ihre Nachricht, gegebenenfalls die bewusst ausgewählte Textstelle, der Seitenbezug, ein begrenzter Gesprächsverlauf und passende öffentliche HDS-Inhalte an OpenAI übermittelt. Die aktuelle Eingabe wird auch auf problematische Inhalte geprüft. Eine zufällige, nicht mit einem Kundenkonto verknüpfte Sitzungskennung dient dem Missbrauchsschutz.

Bitte verwenden Sie keine Zugangsdaten, vertraulichen Unterlagen, Namen von Kunden oder Beschäftigten oder Gesundheitsangaben. Dateien können nicht hochgeladen werden. Die KI erhält keinen Zugriff auf Postfächer, Programme oder Dateien und versendet keine Nachrichten. Links und Kontaktentwürfe öffnen beziehungsweise übernehmen Sie selbst.

Sitzung, Schutz und Löschung

Für Rückfragen hält der Chat innerhalb dieser Sitzung außerdem kurze Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Ziel, der bisherigen Arbeitsweise und ausdrücklich genannten Werkzeugen fest. Hinzu kommen die erste KI-Einschätzung und noch offene Punkte. Diese Angaben werden bei weiteren Fragen mitberücksichtigt und können im Gespräch korrigiert werden. Vor einer Kontaktaufnahme prüfen und bearbeiten Sie den daraus vorbereiteten Entwurf selbst.

Das erforderliche Cookie „__Host-hds_advisor“ wird beim bewussten Öffnen des Chats für höchstens 30 Minuten gesetzt. Es ist gegen Skriptzugriff geschützt und wird nur über HTTPS übertragen. Grundlage für diesen erforderlichen Endgerätezugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Es dient nicht der Werbung oder der Statistik.

Ein begrenzter Gesprächsverlauf liegt zusätzlich verschlüsselt in einer Upstash-Redis-Datenbank in Frankfurt. Die Sitzung läuft nach 30 Minuten ab und wird automatisch aus dem aktiven Speicher entfernt. „Neu beginnen“ entfernt die dort gespeicherten Gesprächsinhalte; Nutzungszähler bleiben zum Schutz vor Missbrauch bestehen. Bereits an OpenAI übertragene Daten und ein schon in das Kontaktformular übernommener Entwurf werden dadurch nicht zurückgerufen.

Für die Zugriffsbeschränkung wird die vom Hostingdienst übermittelte IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel in eine täglich wechselnde Kennung umgerechnet; die Anwendung speichert hierfür keine Klartext-IP-Adresse. Diese Kennungen und begrenzte Sitzungs-/Kostenbelege verfallen spätestens nach zwei Tagen. Monatliche Gesamtkostenzähler enthalten keine Gespräche oder Besucherkennungen und verfallen nach 45 Tagen. Technische Anbieterprotokolle beim Hostingdienst sind davon zu unterscheiden.

Anbieter und internationale Verarbeitung

Vercel betreibt die Website; Upstash stellt den Sitzungs- und Schutzspeicher bereit. OpenAI verarbeitet die übermittelten Chatangaben zur Antworterzeugung. Die veröffentlichten OpenAI-Bedingungen zur Auftragsverarbeitung benennen für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum OpenAI Ireland Ltd. Die Verarbeitung ist nicht auf die EU begrenzt; die Bedingungen beschreiben die Garantien für internationale Datenübermittlungen.

Die Anwendung fordert bei OpenAI keine dauerhafte abrufbare Antwortspeicherung an. Trotzdem können Missbrauchsprotokolle grundsätzlich bis zu 30 Tage und in begründeten Fällen länger gespeichert werden; zusätzlich ist technische Zwischenspeicherung möglich. API-Daten werden laut Anbieter standardmäßig nicht zum Modelltraining genutzt. Maßgeblich sind die OpenAI-Informationen zur Datenverarbeitung.

Zweck, Rechtsgrundlage und Ihre Entscheidung

Die allgemeine Orientierung und der Schutz vor Missbrauch beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. HDS hat ein berechtigtes Interesse an einer hilfreichen und sicher betriebenen Websiteberatung. Soweit eine Verarbeitung für eine von Ihnen gewünschte vorvertragliche Anfrage erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Eingabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht vorgesehen.

KI-Antworten können Fehler enthalten und sind keine verbindlichen Angebote oder Zusagen. Es werden keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Sie automatisiert getroffen. Sie entscheiden, ob Sie eine Seite öffnen oder Kontakt aufnehmen. Für Kontaktentwürfe gilt Abschnitt 5; für Auskunft, Löschung und Widerspruch gelten die Abschnitte 11 und 12.

7. Google-Dienste und Meta Pixel

Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Google Maps, Google reCAPTCHA, Meta Pixel und Meta Conversions API sind derzeit nicht in diese Website eingebunden.

Sollten Analyse- oder Werbedienste künftig hinzukommen, werden deren konkrete Datenverarbeitung, Anbieter, Speicherfristen und etwaige Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums vor der Aktivierung hier erläutert. Einwilligungspflichtige Dienste dürfen erst nach Ihrer wirksamen Einwilligung starten; eine erteilte Einwilligung muss ebenso einfach widerrufbar sein. WhatsApp ist von diesen Werbewerkzeugen getrennt und im folgenden Abschnitt beschrieben.

8. Kontakt über WhatsApp

Über den WhatsApp-Link können Sie WhatsApp öffnen und HDS eine Nachricht schreiben. Der Link ist kein eingebettetes Chatmodul. Bereits beim Öffnen wird eine Verbindung zum Anbieter hergestellt; dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserdaten und gegebenenfalls eine Herkunftsadresse übermittelt werden. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe.

Wenn Sie eine Nachricht senden, verarbeitet HDS insbesondere Ihre Telefonnummer, die übermittelten Profilangaben und den Nachrichteninhalt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlagen und Aufbewahrung entsprechen den Abschnitten 5 und 10. Sie können HDS alternativ per E-Mail oder telefonisch erreichen.

WhatsApp verarbeitet Daten auch für eigene Zwecke und beschreibt eine internationale Verarbeitung, einschließlich in den USA. Für bestimmte Übermittlungen nennt der Anbieter unter anderem Standardvertragsklauseln. Einzelheiten zu Empfängern, Übermittlungen und Ihren Rechten finden Sie in der Datenschutzerklärung von WhatsApp.

9. LinkedIn und weitere externe Links

Die Website enthält Links zu LinkedIn und weiteren externen Informationsquellen oder Projektseiten. Es werden dabei keine Social-Media-Plugins eingebettet. Wenn Sie einen solchen Link öffnen, verlassen Sie diese Website. Der Zielanbieter erhält die für den Aufruf erforderlichen Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse und Browserinformationen; abhängig vom Link und Ihrem Browser kann auch eine Herkunftsadresse übertragen werden.

Für LinkedIn-Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist LinkedIn Ireland Unlimited Company zuständig. Informationen zur dortigen Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn. Für andere Ziele gilt die jeweilige Datenschutzerklärung des Anbieters.

10. Weitergabe und Aufbewahrung

Kontaktangaben und Nachrichten werden so lange verarbeitet, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und ihrer erforderlichen Nachbereitung notwendig ist. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, werden die dafür erforderlichen Angaben für die Vertragsabwicklung weiterverarbeitet. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein erforderlicher Nachweis zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegensteht. Ausschließlich für solche Zwecke aufbewahrte Daten werden nur noch dafür verwendet.

Dienstleister erhalten Daten nur, soweit dies für die jeweils beschriebene Leistung erforderlich ist. Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen, etwa gegenüber zuständigen Behörden, erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit Daten zur Wahrung berechtigter Rechtsansprüche benötigt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage.

11. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags (Art. 20 DSGVO).

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Für Ihre Anliegen genügt eine Nachricht an info@hoffmanndigitalsolutions.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für den Unternehmenssitz in Hessen ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit eine Anlaufstelle: Hinweise und Beschwerdemöglichkeiten beim HBDI.

12. Ihr Widerspruchsrecht

Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Die Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen. Diese Daten werden dann nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Der Widerspruch ist beispielsweise per E-Mail an info@hoffmanndigitalsolutions.de möglich.