Dokumente erfassen
Angaben aus wiederkehrenden Dokumenten in feste Felder übernehmen. Unleserliche oder fehlende Werte bleiben zur Prüfung offen.
Abläufe automatisierenWeniger abtippen.
Weniger abtippen.
Vorgänge weiterbringen.
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Angaben wandern in eine Liste und später noch einmal ins Auftragsprogramm. HDS verbindet geeignete Programme, damit diese Schritte automatisch ablaufen. Sie erhalten einen getesteten Ablauf und eine Einweisung für Ihr Team.
Ihren Ablauf besprechen
VON DER ANFRAGE ZUR BEARBEITUNGJeder Schritt hat
Jeder Schritt hat
ein klares Ergebnis.
- Die Anfrage kommt an
- Wir legen fest, welche Nachrichten und Anhänge der Ablauf bearbeiten soll und welche Informationen er dafür verwenden darf.
- Angaben werden vorbereitet
- KI kann Leistung, Menge oder Wunschtermin aus dem Text erfassen. Fehlen Angaben, bereitet die KI passende Rückfragen vor.
- Ihr Team prüft
- Die Angaben stehen neben dem Original. Preise, Zusagen und ungewöhnliche Fälle gehen an die zuständige Person.
- Der Vorgang wird weitergeführt
- Nach der Freigabe übernimmt die Verbindung die Daten in Ihr Auftragsprogramm. HDS prüft vorab, ob Ihre Programme diesen Austausch unterstützen.
Wo Ihr Team heute dieselben Angaben wiederholt erfasst.
Programme verbinden
Freigegebene Kunden- oder Auftragsdaten zwischen vereinbarten Systemen übertragen. Fehler werden sichtbar, statt unbemerkt weiterzulaufen.
Abweichungen erkennen
Bestellung und Bestätigung nach festgelegten Feldern vergleichen. Ihr Team sieht, welche Menge oder welcher Termin abgestimmt werden muss.
Wann braucht ein Ablauf KI?
Feste Regeln wie das Übertragen einer Kundennummer lassen sich häufig ohne KI automatisieren. KI kann helfen, Angaben aus unterschiedlich formulierten E-Mails oder Dokumenten herauszulesen. Beide Schritte lassen sich verbinden.
VOR EINER UMSETZUNG SELBST PRÜFENLohnt sich das
Lohnt sich das
für Ihren Ablauf?
Schauen Sie sich einige normale Vorgänge und ein paar schwierige Fälle an. Drei Beobachtungen helfen, einen passenden Einstieg zu finden.
- Wie oft fällt die Arbeit an?
Halten Sie fest, wie viel Zeit Erfassen, Suchen und Nachfragen zusammen beanspruchen.
- Was bleibt jedes Mal gleich?
Wiederkehrende Schritte und bekannte Felder sind ein guter Anfang. Bei Ausnahmen muss klar sein, welche Person entscheidet.
- Wo entstehen Fehler oder Wartezeiten?
Betrachten Sie den ganzen Vorgang. Eine schnellere Erfassung hilft wenig, wenn anschließend niemand die Prüfung übernimmt.
DIE UMSETZUNG MIT HDSEin Ablauf, der Ihrem Team
Ein Ablauf, der Ihrem Team
Arbeit abnimmt.
Wir beginnen mit einer konkreten Aufgabe und prüfen Ihre vorhandenen Programme. Sie wissen vor der Umsetzung, welche Schritte, Daten und Verbindungen dazugehören.
- Einrichten und testen
- Der Ablauf wird mit typischen Vorgängen und Ausnahmen erprobt. Gemeinsam prüfen wir auch doppelte Eingänge, fehlende Werte und eine nicht erreichbare Verbindung.
- Einweisen und beobachten
- Ihr Team lernt, Freigaben zu erteilen und Störungen zu erkennen. Danach vergleichen wir den Bearbeitungsaufwand und die nötigen Korrekturen mit dem bisherigen Ablauf.
Einrichtung, laufende Kosten und Betreuung werden getrennt vereinbart. Umfangreiche Datenbereinigung oder weitere Anbindungen berücksichtigen wir im Angebot.
KI-Schulung für Ihr TeamErst den Ablauf verstehen. Dann passend umsetzen.
Im Erstgespräch klären wir, ob der Umfang schon feststeht oder eine genauere Analyse sinnvoll ist.
Einen Ablauf prüfen
Wenn noch unklar ist, welche Lösung sich für Ihren Ablauf lohnt.
990 €netto einmalig
- Ein abgegrenzter Ablauf und bis zu 2 Stunden Prozessgespräch
- Sichtung der relevanten Unterlagen und Anbindungen
- Schriftliche Empfehlung mit Voraussetzungen und Kosteneinordnung
- 30 Minuten Ergebnisgespräch
Die Umsetzung wird separat angeboten. Die Analyse kann auch ergeben, dass Ihre vorhandenen Programme ausreichen. Sie ist keine Voraussetzung für jede Schulung oder Umsetzung.
Ablaufanalyse besprechenKI einführen und Abläufe verbinden
Eine konkrete Aufgabe mit passenden Werkzeugen und den nötigen Verbindungen unterstützen.
Individuelles Angebotnach Prüfung des Umfangs
- Aufgabe, Daten und Zugriffe gemeinsam klären
- Vereinbarte Anwendung einrichten und mit typischen Fällen testen
- Ihr Team einweisen und die Anwendung dokumentiert übergeben
Machbarkeit und Preis hängen von Ihren Programmen, Schnittstellen und Daten ab. HDS prüft diese vor der Zusage. Lizenzen, Verbrauch, Hosting und Betreuung werden separat ausgewiesen.
Umsetzung besprechenOptionale Betreuung290 € netto pro Monat · 2 Stunden insgesamt
Insgesamt 2 Stunden monatlich für Fragen, vereinbarte Kontrollen und kleinere Anpassungen.
- Besprechungen und Kontrollen zählen zum Stundenumfang
- Zusätzliche Arbeiten nur nach vorheriger Abstimmung
Hosting, Lizenzen und API-Verbrauch sind separat. Betrieb, Sicherheitsupdates, Sicherungen und Störungsbehebung werden für Ihre Lösung ausdrücklich vereinbart. Das Kontingent umfasst keine Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft.
Betreuung besprechenAlle Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Vereinbarte Reisekosten separat.
Kostenloses Erstgespräch: In 30 Minuten klären wir Ihre Situation und einen passenden nächsten Schritt. Online oder vor Ort nach Absprache. Erstgespräch anfragen
Sprechen wir darüberWelche Aufgabe
Welche Aufgabe
möchten Sie vereinfachen?
Erzählen Sie, welche Arbeit Sie Zeit kostet oder welche Anwendung Ihnen fehlt.
Kostenloses Erstgespräch: In 30 Minuten klären wir Ihre Situation und einen passenden nächsten Schritt. Online oder vor Ort nach Absprache.
Sammy-Jo HoffmannIhr direkter Ansprechpartner
