Wie führen Sie KI ein, damit Ihr Team sie nutzt?

Wo fehlt Ihrem Team heute Zeit oder Orientierung?

Fragen Sie die Personen, die einen Vorgang regelmäßig bearbeiten, nach wiederholtem Suchen, Lesen und Formulieren. Lassen Sie sich zeigen, was dabei aufwendig ist und wo Fehler entstehen. Damit können Sie eine passende Teilaufgabe auswählen. Ein vom Arbeitsplatz entfernt gewähltes Werkzeug löst möglicherweise ein anderes Problem als das, das Ihr Team täglich hat.

INQA empfiehlt, Beschäftigte von Beginn an an der KI-Einführung zu beteiligen. Für die praktische Auswahl heißt das: Die Bearbeitenden benennen das gewünschte Ergebnis und die schwierigen Fälle mit. Grenzen Sie den Versuch gemeinsam ein. Die fachliche Entscheidung über einen geeigneten Einstieg vertieft Ihren ersten KI-Einsatz auswählen.

Quellen: [1]

Nehmen Sie Einwände als konkrete Hinweise ernst

Fragen Sie, was sich für die Personen durch den Versuch verändert. Befürchten sie mehr Nacharbeit, unklare Verantwortung oder eine Bewertung ihrer Leistung? Können sie die Ergebnisse überhaupt beurteilen? Antworten Sie auf diese Fragen konkret. Ein Hinweis auf allgemeine Vorteile hilft wenig, wenn die Person eine zusätzliche Kontrolle erledigen soll, für die keine Zeit vorgesehen ist.

Unterscheiden Sie fehlende Übung von einem unpassenden Ablauf. Wer regelmäßig dieselben Angaben korrigiert, liefert einen Hinweis auf die Qualität der Anwendung. Wer den Zugang nicht findet, braucht eine organisatorische Lösung. Nicht jede geringe Nutzung ist eine Frage der Einstellung. Vereinbaren Sie, wie Rückmeldungen die weitere Entscheidung über den Versuch beeinflussen.

Lassen Sie die erste Aufgabe gemeinsam bearbeiten

Zeigen Sie den vorgesehenen Weg mit geeigneten Unterlagen und lassen Sie die Person anschließend selbst arbeiten. Sie soll Ziel und Grundlage erklären, die Ausgabe prüfen und bei Unsicherheit stoppen können. Benennen Sie dabei die Schritte, die weiterhin manuell bleiben. Für einen ersten Versuch muss keine neue Arbeitsroutine für sämtliche Aufgaben entstehen.

Das BIBB verbindet Lernen mit betrieblichen Aufgaben und Rückmeldung. Übertragen auf Ihren Versuch bedeutet das, Hilfe am konkreten Arbeitsschritt bereitzustellen. Wer eine Funktion einmal gesehen hat, kann sie nicht automatisch auf alle Fälle übertragen. Die gezielten Lernziele erläutert KI-Schulung für Mitarbeitende.

Quellen: [2]

Sorgen Sie für einen nutzbaren Zugang und erreichbare Hilfe

Stellen Sie den vereinbarten Zugang dort bereit, wo die Arbeit stattfindet. Klären Sie, welche Unterlagen verwendet werden dürfen, wer Ergebnisse freigibt und was bei Problemen passiert. Beschäftigte sollten für eine übliche Aufgabe nicht jedes Mal nach Zugang, Material und Zuständigkeit suchen müssen. Sonst wird der vermeintlich schnellere Weg im Alltag umständlich.

Benennen Sie eine Ansprechperson für Fragen und reservieren Sie Zeit für den Versuch. Achten Sie darauf, dass Hilfe auch für Personen mit wenig KI-Erfahrung verfügbar ist. Der Kontakt soll konkrete Fragen beantworten und wiederkehrende Hindernisse sammeln. Weitere Werkzeuge und Zugänge werden erst ergänzt, wenn die bisherige Aufgabe nachvollziehbar funktioniert.

Beurteilen Sie die Arbeit, nicht nur die Klicks

Fragen Sie nach den ersten Anwendungen, welche Ergebnisse wirklich verwendet wurden. Wie viel Prüfung und Korrektur war nötig? Welche Ausnahme ließ sich nicht bearbeiten? Ein häufiger Aufruf sagt noch nicht, ob die Arbeit besser geworden ist. Umgekehrt kann seltene Nutzung zu einer Aufgabe passen, die nur gelegentlich anfällt.

Entscheiden Sie zusammen, ob der Versuch weitergeführt, enger gefasst oder beendet wird. Ein nachvollziehbar gestoppter Einsatz kann eine gute Entscheidung sein. Die Rückmeldungen helfen auch, den Schulungsbedarf und die Grundlagen zu verbessern. Wie Sie Gesamtaufwand und Qualität betrachten, erklärt KI-Nutzen prüfen.