Welche Aufgabe eignet sich für Ihren ersten KI-Einsatz?

Beginnen Sie dort, wo heute Arbeit liegen bleibt

Betrachten Sie einen normalen Arbeitstag: Wo werden ähnliche Texte wiederholt gelesen, Informationen zusammengesucht oder Antworten neu formuliert? Entscheidend ist die konkrete Tätigkeit. „Unser Büro mit KI verbessern“ ist zu weit. „Die Angaben einer eingehenden Anfrage ordnen und fehlende Informationen benennen“ beschreibt ein Ergebnis, das jemand unmittelbar verwenden kann.

Nehmen Sie eine Aufgabe, deren Ablauf die Mitarbeitenden kennen. Wiederholung macht einen Test sinnvoll; ein klarer Anfang und ein klarer Schluss begrenzen ihn. Notieren Sie auch, wer das Ergebnis benötigt und in welchem Programm anschließend weitergearbeitet wird. So bleibt der Einstieg an tatsächlicher Arbeit orientiert.

Drei Aufgabenarten genauer eingrenzen

Bei Anfragen kann KI zunächst Bedarf, Terminwunsch und offene Rückfragen zusammenstellen. Bei Dokumenten kann sie eine inhaltliche Übersicht vorbereiten. Bei Firmenwissen kann sie helfen, eine Antwort in ausgewählten Anleitungen zu finden. In allen drei Fällen muss vorher feststehen, welche Informationen maßgeblich sind und wie das Ergebnis aussehen soll.

Beginnen Sie mit ausgewählten Informationen und den Fragen, die Ihr Team damit tatsächlich beantworten soll. Eine kleinere klare Grundlage lässt sich leichter beurteilen als ein ungeordneter Gesamtbestand. Grenzen Sie zuerst Material und Aufgabe ein. Wenn Antworten aus internen Unterlagen kommen sollen, hilft die Vorbereitung von Firmenwissen für KI.

Quellen: [1]

Manchmal genügt eine bessere Vorlage

Wiederkehrende Arbeit braucht nicht automatisch KI. Eine feste Antwort lässt sich als Textvorlage hinterlegen. Eine fehlende Angabe kann ein Pflichtfeld abfragen. Eine eindeutige Zuordnung lässt sich mit einer Regel erledigen. Das ist besonders sinnvoll, wenn Eingaben bereits geordnet vorliegen und immer derselbe Schritt folgt.

KI wird interessant, wenn Formulierungen oder Inhalte wechseln und trotzdem eine brauchbare Ordnung oder ein Textentwurf entstehen soll. Sie kann aber keinen ungeklärten Ablauf festlegen. Falls Zuständigkeiten, Preisregeln oder Informationsquellen widersprüchlich sind, lösen Sie diese Frage zuerst. Der Vergleich KI oder Automatisierung hilft bei dieser Abgrenzung.

Wählen Sie etwas, das Sie verlässlich beurteilen können

Die prüfende Person sollte erkennen können, ob Angaben fehlen, die richtige Quelle verwendet wurde und die Antwort zur Aufgabe passt. Eine flüssige Formulierung reicht dafür nicht: Generative KI kann auch falsche Inhalte überzeugend darstellen. Beginnen Sie deshalb mit einem Ergebnis, dessen Richtigkeit Ihr Team selbst beurteilen kann.

Für den ersten Versuch bleiben Preiszusagen, Freigaben und Versand beim zuständigen Menschen. Verwenden Sie nur Material, das für das gewählte Werkzeug freigegeben ist. Lassen sich wichtige Fakten nicht nachsehen oder würde ein Fehler erst spät auffallen, wählen Sie zunächst eine kleinere vorbereitende Tätigkeit.

Quellen: [2]

Bereiten Sie einen kleinen, aussagekräftigen Versuch vor

Legen Sie einige unterschiedliche Vorgänge bereit: einen einfachen, einen unvollständigen und einen mit einer typischen Besonderheit. Beschreiben Sie für jeden das gewünschte Ergebnis. Vereinbaren Sie, wer den Versuch durchführt, wer die Ergebnisse beurteilt und wann Sie gemeinsam entscheiden. Die Zahl der Vorgänge richtet sich nach ihrer Vielfalt, nicht nach einem festen Muster.

Beobachten Sie den gesamten Weg vom Vorbereiten bis zur Weiterverwendung. Wenn die Korrektur länger dauert als die ursprüngliche Aufgabe, ist der Ansatz noch nicht hilfreich. Als nächster Schritt genügt eine Entscheidung: beibehalten, enger zuschneiden oder zunächst ohne KI verbessern. Weitere Aufgaben kommen erst hinzu, wenn dieser Einstieg trägt.