Wie läuft eine KI-Einführung ab – und wer muss mitarbeiten?

Zuerst einen Arbeitsabschnitt vereinbaren

Beschreiben Sie die Tätigkeit, die heute Aufwand verursacht, und das gewünschte Ergebnis. Vereinbaren Sie, welche Personen die erste Fassung nutzen und welche Schritte zunächst beim bisherigen Ablauf bleiben. Das begrenzt nicht nur die technische Einrichtung, sondern auch den Aufwand für Informationen, Einführung und Rückmeldungen.

Wählen Sie eine Person, die die Aufgabe im Alltag kennt und fachliche Fragen entscheiden kann. Sie muss nicht programmieren können. Sie sollte aber erklären können, welche Angaben wichtig sind und woran eine brauchbare Bearbeitung zu erkennen ist. Eine geeignete erste Aufgabe finden Sie mit den Kriterien für den ersten KI-Einsatz.

Ihr Team liefert die betriebliche Grundlage

Stellen Sie ausgewählte freigegebene Unterlagen, typische Vorgänge und vorhandene Regeln bereit. Klären Sie widersprüchliche Fassungen und benennen Sie, wer Rückfragen beantwortet. Werden Programme verbunden, braucht es zusätzlich die zuständige Person für deren Zugänge und die Information, welche Angaben wohin gelangen sollen. Diese Arbeit lässt sich nicht allein aus einem Produktnamen ableiten.

Die Bitkom-Befragung 2026 behandelt fehlende personelle Ressourcen und technische Kenntnisse als Einführungshürden. Sie bezieht sich auf Unternehmen ab 20 Beschäftigten, nicht speziell auf jeden kleinen Betrieb. Für Ihre Planung folgt daraus keine feste Zeitvorgabe. Entscheidend ist, ob die nötige Mitarbeit für Ihr eigenes Vorhaben tatsächlich verfügbar ist.

Quellen: [1]

Die erste Fassung macht den vereinbarten Ablauf sichtbar

Bei der Einrichtung werden Werkzeug, Informationsgrundlage und gewünschte Ergebnisse für die ausgewählte Aufgabe zusammengebracht. Gegebenenfalls kommen Vorlagen oder eine unterstützte Programmverbindung hinzu. Die erste Fassung sollte zeigen, wo das Team beginnt, was es erhält und wie es anschließend weiterarbeitet. Ein offener technischer Anschluss bleibt dabei ausdrücklich offen.

Die Abfolge aus Bestandsaufnahme, erster begrenzter Fassung und Erprobung gibt Ihnen erkennbare Entscheidungspunkte. Sie legt noch keine allgemeine Projektlaufzeit fest. Nicht jedes Vorhaben braucht eine eigene Anwendung. Manchmal reicht ein vorhandenes Werkzeug mit passenden Arbeitsgrundlagen und einer verständlichen Einführung.

Quellen: [2]

Erproben Sie die Arbeit gemeinsam mit den späteren Nutzern

Planen Sie Zeit für typische Aufgaben und Rückmeldungen ein. Die Mitarbeitenden prüfen, ob Informationen stimmen, etwas fehlt oder ein zusätzlicher Arbeitsschritt entsteht. Die einrichtende Person bearbeitet technische und praktische Anpassungen. Fassen Sie Rückmeldungen möglichst an einem vereinbarten Ort zusammen, damit widersprüchliche Wünsche nicht nebeneinander umgesetzt werden.

Legen Sie anschließend fest, wer die fachliche Verwendbarkeit beurteilt und wer den regelmäßigen Einsatz freigibt. Die Frage lautet nicht nur, ob die Anwendung startet, sondern ob die Aufgabe damit brauchbar erledigt wird. Was Sie dafür beobachten, vertieft ob KI wirklich entlastet. Die Einweisung gehört vor den regelmäßigen Einsatz, nicht als nachträglicher Zusatz dahinter.

Dauer ergibt sich aus offenen Arbeitsschritten

Fragen Sie nach den nächsten konkreten Schritten statt nach einer pauschalen Einführungsdauer. Welche Unterlagen fehlen? Wer entscheidet eine offene Regel? Muss eine Programmverbindung erst geprüft werden? Wann kann das Team Rückmeldung geben? Solche Abhängigkeiten machen einen Zeitplan nachvollziehbar. Ein kurzer technischer Aufbau kann trotzdem auf fachliche Antworten warten.

Vereinbaren Sie auch die Verantwortung nach dem Start: Fragen aus dem Team, geänderte Quellen und neue Anforderungen benötigen einen zuständigen Ansprechpartner. Trennen Sie diese Betreuung von einer späteren Ausweitung auf weitere Aufgaben. Die erste Einführung ist abgeschlossen, wenn der vereinbarte Umfang verwendbar ist und das Team damit arbeiten kann; sie begründet keine automatische Freigabe für alle denkbaren Einsatzmöglichkeiten.