Besprechungsnotizen mit KI: Wie werden daraus klare Aufgaben?

Beginnen Sie mit den vorhandenen Notizen

Für diese Aufgabe genügen geeignete schriftliche Notizen zu einem abgegrenzten Gespräch. Es muss kein zusätzlicher Mitschnitt entstehen. Benennen Sie das Thema und welche Teile der Notizen verwendet werden sollen. Entfernen Sie für die Aufgabe unnötige Inhalte und prüfen Sie, ob das Material im gewählten Dienst verarbeitet werden darf.

Eine sprachliche Ordnung kann fehlende Vereinbarungen nicht nachträglich herstellen. Wenn niemand einen Termin genannt hat, ist kein Termin belegt. Wenn eine Formulierung unklar bleibt, gehört sie zu den Rückfragen. Die vorgelagerte Entscheidung zu geeigneten Daten erklärt Daten mit KI verarbeiten.

Was wurde entschieden und was nur vorgeschlagen?

Bitten Sie um getrennte Bereiche für Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Eine Entscheidung benennt eine geklärte Richtung; eine Aufgabe beschreibt eine noch auszuführende Handlung. Ein Vorschlag ist zunächst keines von beiden. Diese Unterscheidung verhindert, dass eine gute Idee in der Zusammenfassung wie ein verbindlicher Auftrag wirkt.

Lassen Sie wichtige Aussagen mit einer Fundstelle in den Notizen verbinden. Das kann ein Absatz oder eine verständlich bezeichnete Passage sein. So müssen Sie bei einer Rückfrage nicht den gesamten Text erneut durchsuchen. Auch eine Zusammenfassung mit klaren Überschriften bleibt ein Entwurf und wird vor der Weitergabe gelesen.

Welche Angaben machen eine Aufgabe bearbeitbar?

Eine Aufgabenliste braucht eine konkrete Handlung, die genannte zuständige Person und einen vereinbarten Termin, sofern diese Angaben vorliegen. Ergänzen Sie den zugehörigen Beleg und markieren Sie Lücken sichtbar. Ein Satz wie Unterlagen prüfen ist erst dann ausreichend, wenn klar ist, welche Unterlagen und welches Ergebnis gemeint sind.

Die KI soll keine Zuständigkeit aus einer Berufsrolle erraten und aus Formulierungen wie bald keinen Kalendereintrag erzeugen. Solche Punkte werden mit den Beteiligten geklärt. Eine verständliche Anweisung für genau diese Trennung finden Sie unter Aufgaben für die KI beschreiben. Die Verantwortung für den Auftrag bleibt beim Team.

Besprechungsfunktionen haben eigene Voraussetzungen

Microsoft beschreibt für Copilot in Teams Zusammenfassungen und vorgeschlagene Aufgaben. Solche Produktfunktionen hängen von den konkreten Besprechungseinstellungen und dem Zugang ab. Die Bearbeitung bereits vorhandener Notizen ist davon zu unterscheiden. Wählen Sie eine integrierte Besprechungsfunktion nur, wenn deren tatsächlicher Ablauf und Voraussetzungen zu Ihrer Situation passen.

Bei einer neuen Aufnahme oder Transkription entstehen zusätzliche Daten und Fragen zur Verwendung. Klären Sie diese vorab mit den zuständigen Fachpersonen. Die Datenschutzkonferenz behandelt die Prüfung von Eingaben und Ausgaben in KI-Anwendungen. Eine technisch angebotene Funktion ist damit noch keine Freigabe für jedes Gespräch und alle darin erwähnten Personen.

Quellen: [1], [2]

Prüfen Sie die Liste, bevor Aufgaben verteilt werden

Gehen Sie die vorgeschlagenen Entscheidungen und Aufgaben mit den Notizen durch. Stimmt der Wortlaut, wurde die Person wirklich genannt und ist der Termin vereinbart? NIST warnt vor falschen Inhalten, die überzeugend erscheinen. Markieren Sie Unklarheiten, korrigieren Sie die Liste und lassen Sie die zuständigen Beteiligten die offenen Vereinbarungen klären.

Übernehmen Sie danach die bestätigten Aufgaben in den vorhandenen Arbeitsablauf. Eine zweite parallele Liste kann sonst neue Unklarheiten schaffen. Für die ersten Anwendungen genügt ein manueller Übernahmeschritt; eine automatische Verteilung ist eine zusätzliche Aufgabe mit eigenen Fehlerfolgen. Ob das Vorgehen insgesamt entlastet, erklärt KI-Nutzen prüfen.

Quellen: [3]