Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?

Nicht jede Störung sieht wie ein Ausfall aus

Ein Ablauf kann vollständig stoppen, aber auch nur einen einzelnen Vorgang nicht übernehmen. Ein Zugang kann ablaufen, ein Programm ein Feld ändern oder eine Datei unvollständig sein. Entscheidend ist, ob Ihr Team den betroffenen Vorgang erkennen kann. Ein fehlender Hinweis wird besonders problematisch, wenn alle davon ausgehen, dass die Bearbeitung bereits erfolgt ist.

Legen Sie deshalb neben dem technischen Zustand auch den fachlichen Zustand fest: Eingang erhalten, Angaben übernommen, Freigabe offen oder Übergabe abgeschlossen. Das hilft bei Rückfragen und Vertretung. Ein Fehlerprotokoll kann für die technische Untersuchung nötig sein; die zuständige Person braucht zusätzlich eine verständliche Übersicht, was im Arbeitsalltag noch zu erledigen ist.

Eine Benachrichtigung braucht einen Empfänger

Klären Sie, wer Hinweise erhält und wer im Urlaub vertritt. Eine Meldung in einem selten geöffneten Postfach hilft wenig. Sie sollte den betroffenen Schritt, die nötige Reaktion und den Weg zum offenen Vorgang verständlich benennen. Vereinbaren Sie, welche Störung sofort bearbeitet werden muss und welche gesammelt behandelt werden kann.

In Power Automate lassen sich etwa Fehler protokollieren, Hinweise versenden und Abläufe gezielt abbrechen. Diese Funktionen müssen eingerichtet und einer zuständigen Person zugeordnet werden. Prüfen Sie im konkreten Ablauf, ob der Hinweis tatsächlich ankommt und welche Person danach handeln kann. Ein Anbieter und Ihr Team können unterschiedliche Aufgaben haben; diese Zuordnung muss ausdrücklich geklärt sein.

Quellen: [1]

Der Ersatzweg muss die Arbeit wirklich ermöglichen

Bestimmen Sie, wie ein offener Vorgang bis zur Behebung manuell weiterbearbeitet wird. Dafür muss das Ausgangsmaterial erreichbar bleiben. Das Team benötigt außerdem die Information, welche Schritte schon erledigt wurden. Andernfalls können eine manuelle und eine automatische Bearbeitung parallel beginnen, ohne voneinander zu wissen.

Halten Sie den Ersatzweg möglichst nah an der bisherigen Arbeit. Eine Störung ist kein guter Zeitpunkt, ein unbekanntes Verfahren einzuführen. Klären Sie, wer die automatische Bearbeitung gegebenenfalls anhält und wie manuell abgeschlossene Vorgänge gekennzeichnet werden. Fragen zur laufenden Verantwortung behandelt Wer betreut Ihre Software nach der Einführung?.

Eine Wiederholung darf nicht doppelt ausführen

Manche Fehler sind vorübergehend, etwa eine kurzzeitig nicht erreichbare Anwendung. Dafür können begrenzte Wiederholungen geeignet sein. Vor einer solchen Wiederholung muss aber berücksichtigt werden, ob der erste Versuch schon eine Wirkung hatte. Eine fehlende Rückmeldung kann bedeuten, dass der Datensatz trotzdem angelegt oder eine Nachricht bereits versendet wurde.

Eine erneute Ausführung darf nicht unbemerkt eine zusätzliche Nachricht oder einen zweiten Datensatz erzeugen. Gleichen Sie offene Vorgänge vor einem Neustart ab und lassen Sie doppelte Ausführung gezielt verhindern. Eine pauschale Einstellung „bei Fehler erneut versuchen“ löst diese fachliche Frage nicht.

Quellen: [1], [2]

Üben Sie die Weiterarbeit vor dem regelmäßigen Einsatz

Lassen Sie bei der Einrichtung prüfen, was bei einer fehlenden Datei, einem abgewiesenen Datensatz und einer unterbrochenen Verbindung geschieht. Die zuständige Person sollte den offenen Vorgang finden und wissen, wie sie weiterarbeitet. Dabei wird deutlich, ob das Verfahren nur technisch nachvollziehbar oder auch für das Team verwendbar ist.

Vereinbaren Sie anschließend, wer Änderungen und neue Zugänge betreut. Eine früher funktionierende Verbindung bleibt nicht unabhängig von den beteiligten Programmen bestehen. Wenn die Verbindung selbst noch unklar ist, beginnen Sie mit dem Datenweg zwischen Programmen. Eine nachvollziehbare Zuständigkeit und ein funktionierender Ersatzweg sind wichtiger als das Versprechen, dass es niemals Störungen geben werde.