Reicht vorhandene Software – oder brauchen Sie eine eigene?
Eine eigene Anwendung lohnt eine nähere Prüfung, wenn eine wichtige Aufgabe mit vorhandenen Lösungen dauerhaft umständlich bleibt. Entscheidend ist die konkrete Lücke. Prüfen Sie zuerst, ob Einstellungen, ein geeignetes Standardprodukt oder eine Verbindung zwischen Programmen diese Lücke bereits schließen.
- Beschreiben Sie den fehlenden Arbeitsschritt statt einer gewünschten Software.
- Vergleichen Sie alle Lösungswege mit denselben Fällen.
- Eigene Entwicklung braucht auch eine tragfähige Betreuung.
Was fehlt Ihrem Betrieb tatsächlich?
Beginnen Sie beim letzten Vorgang, der unnötige Rückfragen oder doppelte Eingaben verursacht hat. Welche Information lag vor, wer musste damit arbeiten und welches Ergebnis fehlte? Halten Sie auch fest, wo Zeit verloren ging. Eine unübersichtliche Bildschirmansicht, eine fehlende Zuständigkeit und eine nicht vorhandene Funktion sind unterschiedliche Probleme.
Trennen Sie notwendige Anforderungen von Gewohnheiten. Ein benötigter Freigabeschritt kann wichtig sein; die vertraute Anordnung einer Tabelle muss es nicht sein. Wenn die betriebliche Regel selbst unklar ist, löst auch eine neue Anwendung das Problem noch nicht. Klären Sie dann zuerst, wer welche Entscheidung treffen darf und wann der Vorgang abgeschlossen ist.
Welche Möglichkeiten sind schon vorhanden?
Lassen Sie sich die betreffende Aufgabe im tatsächlich eingesetzten Produkt zeigen. Prüfen Sie Ihre Version, die verfügbaren Funktionen und den benötigten Tarif. Manchmal fehlt eine eingerichtete Ansicht oder ein verbindlicher gemeinsamer Datenstand. Eine Funktion in einer Produktbroschüre belegt noch nicht, dass sie mit Ihren Daten und Berechtigungen funktioniert.
Auch eine Erweiterung auf einer vorhandenen Plattform kann infrage kommen. Microsoft beschreibt Power Apps als Plattform für Geschäftsanwendungen, die sich mit verschiedenen Datenquellen verbinden lassen. Das ist eine weitere Möglichkeit, kein Beleg für die passende Lösung Ihres Betriebs. Lizenzumfang, technische Grenzen und die spätere Pflege müssen auch dabei geprüft werden.
Quellen: [3]
Vier Lösungswege an derselben Aufgabe prüfen
Wenn zwei Programme jeweils gut passen, aber Angaben mehrfach erfasst werden, lesen Sie zunächst Programme verbinden. Lassen Sie sich zeigen, wie ein fehlerhafter Datensatz behandelt wird. Eine Lösung, die nur im störungsfreien Vorführfall funktioniert, beantwortet Ihre betriebliche Frage noch nicht.
| Lösungsweg | Wann näher prüfen? | Was muss die Erprobung zeigen? |
|---|---|---|
| Vorhandenes Programm besser nutzen | Die benötigte Funktion ist bereits verfügbar. | Ihre Aufgabe gelingt mit passenden Einstellungen und einem klaren Ablauf. |
| Ein Standardprodukt einsetzen | Ein fertiges Produkt deckt die unverzichtbaren Anforderungen ab. | Die Aufgabe funktioniert mit Ihren Angaben und Berechtigungen. |
| Programme verbinden | Einzelne Programme passen, die Übergabe ist umständlich. | Angaben kommen richtig an; Fehler werden erkennbar behandelt. |
| Eigene Funktionen entwickeln | Wichtige Regeln bleiben sonst nur mit erheblichen Umwegen abbildbar. | Die Kernaufgabe gelingt, auch bei den vereinbarten Ausnahmen. |
Quellen: [1]
Wann spricht mehr für eigene Funktionen?
Eigene Entwicklung wird interessant, wenn notwendige Regeln mit passenden Standardprodukten nicht gut abgebildet werden können oder erhebliche Umwege bleiben. Dafür brauchen Sie eine fachlich verantwortliche Person, die Entscheidungen trifft und Ergebnisse prüft. Auch Zeit für Einweisung und spätere Änderungen gehört dazu. Die technische Freiheit allein ist kein ausreichender Grund für einen Auftrag.
Gegen eine eigene Anwendung spricht, wenn eine vorhandene Lösung die Kernaufgabe ordentlich erfüllt und die übrigen Wünsche überwiegend kosmetisch sind. Prüfen Sie außerdem, ob Sie den Betrieb dauerhaft tragen wollen. Der Vergleich in Softwarekosten über die Entwicklung hinaus hilft, einen günstigen Einstieg nicht mit einem günstigen Gesamtvorhaben zu verwechseln.
Das Ergebnis als Entscheidung festhalten
Notieren Sie je Lösungsweg die erfüllten unverzichtbaren Anforderungen, verbleibende Handarbeit, Einführung und laufende Verantwortung. Beziehen Sie bestehende Systeme und die Gesamtkosten ein. Ihre Entscheidung sollte erklären, warum die gewählte Möglichkeit die Aufgabe angemessen löst und welche Nachteile Sie dafür bewusst in Kauf nehmen.
Ein sinnvoller nächster Schritt ist eine begrenzte Erprobung der noch unsicheren Kernfunktion. Vereinbaren Sie vorher, welches Ergebnis für die weitere Planung genügt. Eine vorzeigbare Oberfläche reicht dafür nicht: Die Beteiligten müssen ihren Arbeitsschritt nachvollziehen und auch einen fehlenden oder widersprüchlichen Eingang bearbeiten können.
Quellen: [2]
Ihre Aufgabe gemeinsam durchgehen.
HDS prüft mit Ihnen vorhandene Lösungen und grenzt fehlende Funktionen ein. Wenn eine eigene Anwendung sinnvoll ist, lassen sich eine erste Aufgabe und die gemeinsame Prüfung vereinbaren.
Quellen und Einordnung
Die verlinkten Originalquellen erläutern Funktionen und fachliche Grundlagen. Unsere Empfehlungen ordnen sie für den betrieblichen Alltag ein. Quellenstand: 5. Oktober 2026.
- GOV.UK: Define your purchasing strategyStand 3. September 2026. Begründet Kaufen, Entwickeln und Mischformen sowie die Erprobung einer schwierigen Aufgabe. Britische Vergaberegeln werden nicht übertragen.
- GOV.UK: Choosing technologyMethodische Orientierung aus dem britischen öffentlichen Dienst: vorhandene Systeme, Schnittstellen und Gesamtkosten berücksichtigen. Keine Vorgabe für deutsche Betriebe.
- Microsoft: What is Power Apps?Beschreibt Geschäftsanwendungen und Datenverbindungen auf der Microsoft-Plattform. Belegt weder Kosten noch Eignung für einen bestimmten Betrieb.
