Wie wählen Sie einen Softwareanbieter ohne IT-Fachwissen aus?

Was soll jeder Anbieter von Ihnen erfahren?

Beschreiben Sie die arbeitenden Personen, die Ausgangsinformationen und das benötigte Ergebnis. Fügen Sie einen normalen Vorgang und eine relevante Ausnahme hinzu. Teilen Sie mit, welche Programme bereits genutzt werden und welche fachlichen Regeln gelten. Ohne dieselbe Grundlage können Angebote unterschiedlich ausfallen, weil Anbieter verschiedene Aufgaben verstanden haben.

Ein erstes Gespräch darf offene Punkte ergeben. Achten Sie darauf, ob der Anbieter nachfragt und Annahmen benennen kann. Für die eigene Vorbereitung hilft Die erste Softwarefassung planen. Sie benötigen dafür keine lange technische Spezifikation, aber eine Aufgabe, die sich gemeinsam nachvollziehen und später prüfen lässt.

Was muss eine aussagekräftige Vorführung zeigen?

Lassen Sie den Weg von der Eingabe bis zum Ergebnis zeigen, nicht nur die fertige Übersicht. Fragen Sie, was bei fehlenden Angaben, unzulässigem Zugriff oder einer unterbrochenen Verbindung passiert. Wählen Sie eine kleine schwierige Aufgabe aus Ihrem Ablauf. Prüfen Sie dabei die Bedienung und die Übergabe an bereits vorhandene Programme.

Klären Sie, was in der Vorführung tatsächlich funktioniert. Ein vorläufiges Modell der Oberfläche kann Bedienung erklären, belegt aber noch keine Datenübernahme oder Verbindung zu Ihrem System. Wenn eine Funktion erst entstehen soll, lassen Sie sich den vorgesehenen Prüfweg erläutern. Eine offene Grenze ist hilfreicher als eine unklare Zusage, alles werde selbstverständlich funktionieren.

Quellen: [1]

Wie wird das Ergebnis fachlich und technisch geprüft?

Fragen Sie, welche Fälle Sie vor der Einführung selbst prüfen können und wie offene Mängel behandelt werden. Lassen Sie sich erklären, welche Ergebnisse zur vereinbarten Abnahme gehören. Eine Bedienprobe Ihres Teams und technische Sicherheitsprüfungen haben verschiedene Aufgaben. Beide sollten in verständlicher Form besprochen werden können.

Lassen Sie sich erklären, wie die Sicherheitsanforderungen Ihres Vorhabens festgelegt und geprüft werden. Fragen Sie nach passenden Nachweisen und dem Umgang mit gefundenen Schwachstellen. Ein Verweis auf allgemeine Entwicklungsempfehlungen allein ist weder ein Zertifikat noch ein Nachweis, dass eine konkrete Anwendung sicher wäre.

Quellen: [2]

Wie arbeitet der Anbieter mit Ihrem Team?

Erkundigen Sie sich, wer fachliche Rückfragen sammelt, wer Entscheidungen braucht und wann Sie Zwischenergebnisse sehen. Prüfen Sie, ob Änderungen mit ihren Auswirkungen auf Umfang und Aufwand erklärt werden. Die Personen, die später mit der Anwendung arbeiten, sollten in passende Prüfungen einbezogen werden, statt erst bei der Übergabe davon zu erfahren.

Bitten Sie die späteren Nutzer, einen Entwurf an ihrer tatsächlichen Aufgabe zu beurteilen. So werden unverständliche Schritte und fehlende Angaben früh besprechbar. Entscheidend ist, ob Ihre tägliche Arbeit sichtbar in die Entwicklung einfließen kann und jemand die daraus entstehenden Entscheidungen verantwortet. Fragen Sie den Anbieter, wie er solche Rückmeldungen aufnimmt und mit Ihnen klärt.

Quellen: [3]

Was muss vor einer Beauftragung verständlich sein?

Vergleichen Sie den enthaltenen Umfang, offene Annahmen, Einführung, Zugänge und Betreuung nebeneinander. Fragen Sie auch, welche Leistungen nicht enthalten sind. Rechte an Daten, Nutzung und weiterem Umgang mit dem Ergebnis müssen konkret vereinbart werden; technische Unterlagen allein beantworten nicht sämtliche Vertragsfragen. Bei unklaren Vereinbarungen benötigen Sie passende fachliche Unterstützung.

Beziehen Sie den laufenden Betrieb in die Auswahl ein. Wer Ihre Software betreut erklärt die dafür nötigen Fragen. Der passende Anbieter kann den gewählten Lösungsweg und seine Grenzen nachvollziehbar begründen. Weder der niedrigste Preis noch die längste Funktionsliste ersetzt diese Prüfung.