Wissen über Abläufe, Geräte und Auftragstypen lag in Ordnern und bei den Erfahrenen. Wer neu anfing, kam über Fragen daran, und das kostete zweimal Zeit.
Derselbe Bestand liegt an einer Stelle, einheitlich aufgebaut und durchsuchbar. An allen neun Standorten kommt dieselbe Antwort heraus.
Standorte, an denen dasselbe Nachschlagewerk gilt, zusammengeführt aus Handbüchern, Merkblättern und Formularen.
Das Problem
In einem Betrieb mit neun Standorten steckt das Wissen über Abläufe, Geräte und die Eigenheiten einzelner Auftragstypen in Ordnern und in den Köpfen der Erfahrenen. Wer neu anfängt, lernt über Nachfragen. Das kostet zweimal Zeit: einmal beim Fragenden, einmal bei dem, der antwortet.
Ziel war ein Nachschlagewerk, das im Alltag schneller ist als die Frage an den Kollegen, und das auch dort funktioniert, wo das Netz schwach ist.
Die Lösung im Detail
assistent · standorte · anleitung mit programmmaske
Die Herausforderung
Die Quellen waren über Jahre gewachsen: Handbücher, Merkblätter, Formulare, teilweise als Scan und damit als reines Bild. Dieselbe Sache hieß je nach Dokument anders, und manches galt nur noch für einen Teil der Standorte.
Erst nachdem der Bestand gesichtet und geordnet war, ließ sich sagen, was in ein Nachschlagewerk gehört und was in ein Archiv.
Das Vorgehen
Zuerst der Bestand: Jedes Dokument wurde gesichtet, einem Thema zugeordnet und auf seinen Geltungsbereich geprüft. Widersprüche haben wir gemeinsam mit dem Betrieb geklärt. Welche Fassung gilt, entscheidet er.
Danach die Form: Aus den Quellen entstanden einheitliche Seiten mit gleichem Aufbau, sodass sich jede Frage auf demselben Weg beantworten lässt. Die Suche arbeitet über den gesamten Bestand.
Zuletzt die Pflege: Neue Inhalte kommen über eine feste Struktur dazu. Neue Seiten kommen seit der Übergabe aus dem Betrieb selbst.
Läuft bei Ihnen etwas ähnlich von Hand?
Nennen Sie uns die drei Fragen, die neue Mitarbeiter bei Ihnen am häufigsten stellen. Daran zeigt sich, ob ein Nachschlagewerk trägt.
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